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Simplificando ações e gerenciando resultados: conheça o 5W2H

Simples e objetivo, o 5w2h é uma ferramenta que nos ajuda muito na hora de realizarmos um projeto em nossas empresas. Bastante versátil, podendo ser usada em praticamente todo o tipo de projeto, o que mais chama a atenção é facilidade no seu preenchimento, visualização e mensuração.

Anote os detalhes e, se possível, exercite. Ok?


Antes de começar é preciso fazer uma ressalva. Segundo a recomendação doBPM CBOK v3.0, pag.192:

Qualquer medição de desempenho deve começar com a identificação de o quê vai ser medido, o porquê de ser medido e qual valor será usado para comparação.

Essa recomendação culmina com a proposição de um instrumento para levantamento de medições, em forma de tabela e é essa a proposta principal da ferramenta que vamos conhecer.


O que é 5W2H?

ferramenta 5W2H nada mais é que um planejamento, um plano de Ação podendo ser utilizada em qualquer empresa ou para planejamento pessoal, quando existe um objetivo, um “o que”, a ser alcançado de forma organizada e planejada, descriminando como serão realizadas as ações, porquêpor quemquando, onde e quanto irá custar para a empresa.

Se tempo significa dinheiro, a empresa pode ganhar ainda mais dinheiro com a planilha 5W2H, principalmente se pensarmos em um mercado que é cada vez mais veloz, competitivo e onde a falta de planejamento de ações e processos pode destruir negócios e projetos ou – na melhor das possibilidades -gerar inúmeros prejuízos, além de perda de vantagem competitiva.

Para entender a planilha 5W2H é necessário ter em mente as causas do problema e realizar cada etapa de maneira cuidadosa sempre de forma correta.

Seu nome não é por acaso, pois designa uma sigla que contem todas as iniciais dos processos em inglês, sendo:

  • What? (O quê?)
  • When? (Quando?)
  • Who? (Quem?)
  • Where? (Onde?)
  • Why? (Por quê?)
  • How? (Como?)
  • How much? (Quanto custa?)

Ainda existem mais duas variações desta ferramenta:

5W1H > sem o How Much (quanto custará)

5W3H > que inclui a etapa “How many” (quantos).

Não vamos abordá-las. Ao final, acredito que você já vai ter condições de usar e adaptar às suas necessidades.

Dividir para conquistar

O 5W2H se destaca das demais metodologias de gestão por ser uma ferramenta ao mesmo tempo simples, completa e eficiente, além de ser dinâmica, pois permite ajustes e modificações pontuais mesmo depois que o plano de ação é colocado em prática.

A sua estrutura permite que o objetivo seja subdividido em ações/etapas, o que facilita a compreensão e facilita a execução.

Então, vamos ao mais importante, como usar.

Como disse acima, para usar a ferramenta 5W2H é necessário ter em mente as causas do problema e realizar cada etapa de maneira cuidadosa sempre de forma correta.

Clicando aqui você terá uma acesso a uma PLANILHA 5W2H PARA EXCEL, o que vai facilitar ainda mais a aplicação. Após o término de sua planilha, ficará algo como o exemplo abaixo (a ordem das colunas não irá afetar o andamento da planilha desde que “What” seja feito em primeiro lugar):

Exemplo: Mudança de Sede da Empresa

Respondidas as perguntas de maneira correta, sua planilha 5W2H estará completa e depois é só colocar tudo em prática.


Você ainda tem alguma dúvida de como pode usar a ferramenta em seu projeto? Deixe aqui nos comentários.

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