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Como produzir melhor e vencer a procrastinação?

Fonte: Fotolia

Um dos maiores inimigos dos melhores resultados é a procrastinação e, com toda certeza, você já mergulhou no “loop infinito” de videos do facebook, vagou pelo “vale dos recomendados” do Youtube ou ficou fixado nas postagens do instagram e Snapchat.

Seja qualquer uma destas – ou todas elas – você há de concordar que facilmente somos levados a perder o foco, como também um considerável tempo em outras atividades. O mais importante é que procrastinar não é o problema em si, mas sim, quanto e como você delimita tempo para isso.

Diversas técnicas são aplicadas para redistribuir melhor o tempo e eu, como portador de TDAH (Transtorno de Déficit de Atenção e Hiperatividade), busquei a mais adequada para minha realidade e problema: como administrar meu tempo nas diversas atividades e clientes e equilibrar meu tempo de repouso?

Para você que não conhece de perto a realidade de pessoas que tem Déficit de Atenção em seus diversos graus (por assim dizer), ter foco nas atividades, sendo eu da área criativa, ministrando cursos e palestras, e ainda por questões de saúde necessitar de uma redução de tempo de trabalho, é algo extremamente complicado. Principalmente porque, no meu caso, tenho extrema dificuldade de continuar tarefas se estas forem interrompidas para desenvolver outras atividades. Nesse caso, acabo por recomeçar tudo, perdendo muito tempo.

Foi então que conheci o POMODORO, uma técnica de gestão de tempo simples e que, literalmente, transformou minha vida profissional e pessoal.

Sem nos prolongar sobre a história da técnica, vamos direto ao ponto: como funciona?

A técnica tem quatro etapas importantes.

ETAPA 1 – TEMPO

Para isso você deve escolher um timer, cronometro ou (a melhor opção) um dos diversos aplicativos disponíveis na loja de aplicativos de seu smartphone – no meu caso é o iOS e a opção foi o FOCUS KEEPER – ajuste para uma contagem de 25min. Este intervalo é chamado de POMODORI e você deve utiliza-lo para realizar UMA TAREFA.

É importante que você regule esse intervalo para exatos 25min, nem menos, nem mais e que você se concentre totalmente na tarefa desenvolvida e, se você concluir a tarefa antes do término deste tempo, aproveite para revisar e fazer ajustes.

Terminou? É hora da recompensa…

ETAPA 2 – PAUSAS

Chegou o momento de procrastinar um pouco. As pausas são obrigatórias e tem duração de 5min.

Aproveite para olhar suas mensagens, postagens ou melhor, alongue um pouco, beba água e evite atividades que requeiram esforço. Esse tempo serve para que seu cérebro se recupere e se prepare para a próxima tarefa/atividade. É exatamente isso que te impede que você se canse.

Ah! A cada 4 pomodoris você deve fazer uma pausa de 15 à 30min.

DICA IMPORTANTE: Caso o pomodori seja interrompido por uma distração externa, como uma ligação importante que você realmente precisou atender, por exemplo, o mesmo deve ser recomeçado.

ETAPA 3 – FERRAMENTAS

Além do cronômetro, você vai precisar de duas listas. Utilize papel, bloco de notas, post-it… Enfim, o que você achar melhor.

Na primeira lista – INVENTÁRIO – você colocará as tarefas que precisa desempenhar atualmente e no futuro.

Na segunda lista – TAREFAS DO DIA – selecione as tarefas que precisam ser desenvolvidas  naquele dia. São tarefas retiradas do INVENTÁRIO e outras que surgirem durante o dia. Nesta lista você deve colocar o nome das tarefas e uma previsão de quantos pomodoris são necessários para concluir a tarefas.

Calma! Talvez mensurar quanto tempo precisa para desenvolver cada tarefa seja complicado no início, mas aos poucos, você conseguirá distribuir melhor o tempo.

Uma boa dica para construir uma Lista de Tarefas do Dia mais eficiente é, para atividades que você acredite que precisará de 12 pomodoris, por exemplo,  destrinche cada etapa dessa tarefa. Vamos entender melhor:

Desta forma você reforçará o que disse anteriormente: saberá mensurar melhor o tempo gasto com cada atividade.

ETAPA 3 – INTERRUPÇÕES

A maior parte do seu dia é repleto de ruídos ou interrupções. Seja o colega de trabalho puxando conversa, mensagem no whatsapp, uma ligação, enfim… Diversas coisas que tiram o seu foco e atrapalham sua produtividade.

  • Busque sempre deixar as notificações do seu celular no silencioso ou mesmo desligá-las.
  • Feche as janelas que não fazem parte da tarefa que está sendo realizada.
  • Se algum colega começar puxar conversa, seja educado, mas seja firme. Diga que você precisa concluir suas tarefas e que “daqui a pouco” conversa com ele.

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Seguindo essas etapas, você terá ótimos resultados e verá sua produtividade aumentar a cada dia.

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