Independentemente, se você é autônomo, possui ou trabalha em uma empresa, um dos maiores objetivos é aumentar a eficiência para obter os melhores resultado. Para isso é necessário ter objetivos claros e processos dinâmicos e eficazes e, nesse sentido, quero te dar 3 ferramentas que vão impactar na melhoria de processos. A partir daí, poderá avaliar e descobrir as mudanças a serem realizadas.
Antes das ferramentas, queria deixar claro que você precisa ter uma visão clara sobre alguns aspectos antes de colocar a mão na massa.
- Quais são os gargalos que afunilam e podem causar atrasos na operação;
- Quais atividades agregam ou geram valor;
- Quais são os pontos de contato com os clientes;
- Quais atividades de risco podem paralisar as operações.
Estas são apenas alguma questões que tem muito impacto na hora de avaliar os resultados obtidos e, embora não sejam pontos de fácil verificação, existem algumas ferramentas que podem facilitar essa verificação e possíveis melhorias, começando pela mais comum até a que tem um pouco mais de complexidade.
Simbora???
Brainstorm
Vamos iniciar lidando com um gargalo complicado, a comunicação com nosso time. É na forma que lidamos com esse ponto que são dados os primeiros passos para melhoria de processos.
O estabelecimento de uma cultura organizacional, se inicia na forma como nos relacionamos e tomamos decisões enquanto time e depois (muito depois) na relação com nosso público.
Para isso, vamos adotar uma forma comum de reunião, mas que é usada de forma ineficiente.
Apesar de existirem diversas variações, desde ao local como realizamos, ou se o foco é na discussão ou na anotação, o que traz melhores resultados é o sob interrupção. Principalmente, por ter uma visão mais clara das ideias, visando selecionar as melhores soluções e até mesmo construir um banco de dados de outras ideias/soluções.
Então, vamos para prática:
- Reúna de 2 a 8 pessoas (é importante respeitar essa quantidade máxima para um melhor aproveitamento e envolvimento)
- Vamos dividir responsabilidades, determine quem vai tomar nota das ideias propostas, mas não esqueça dos post-its e de afixá-los em um lugar visível à todos;
- Todos conversam entre si e com o grupo expondo suas ideias.
- Aqui temos um ponto importante: Não é permitido criticar as ideias dos outros, apenas complementá-las (o objetivo e não inibir o fluxo de ideias).
- Apos 2 a 4 horas, a reunião é interrompida, mantendo-se a anotações das ideias guardadas.
- No dia seguinte a reunião é retomada lendo-se a lista de ideias e selecionando-se as 4 ou 5 melhores.
- Agora sim é permitido criticar, mudar e dar sugestões para formatar as ideias.
- Ao final de 2 ou 4 horas devem estar prontas 4 ou 5 ideias de melhoria.
MATRIZ GUT (Matriz de Priorização)
Vamos falar sobre como elencar e classificar prioridades. A Matriz GUT é uma ferramenta de análise de Gravidade, Urgência e Tendência, tendo como foco a identificação e priorização de problemas.
Simplificando (ainda mais):
- Gravidade: qual será o prejuízo caso não se tome uma providência?
- Urgência: em quanto tempo é preciso tomar uma atitude para evitar o prejuízo?
- Tendência: quais as proporções do agravamento do problema?
Ao listarmos as questões que levantei no inicio do artigo, é preciso distribuí-las. Para tornar ainda mais didático, vamos atribuir notas de de 1 a 5 para cada variável dentro da Matriz, seguindo esses critérios:
Agora, organize as atividades em uma lista de ordem decrescente e descubra quais atividades devem ser realizadas com urgência.
Após listar, podemos adotar novamente o Brainstorm para gerar soluções para os problemas que, agora classificados, tem maior facilidade de gestão de prioridades.
ESPINHA DE PEIXE (DIAGRAMA DE ISHIKAWA)
O Diagrama de Causa e efeito é uma das maneiras mais eficientes de relacionar diversas causas para um problema que precisa ser solucionado. Utilizo bastante em meus processos de mentoria para avaliar, junto à outras ferramentas, as ações que devemos adotar.
Dentre as principais vantagens dessa ferramenta, estão:
- Melhor visibilidade dos problemas;
- Identificação das possíveis causas;
- Hierarquização das causas encontradas;
- Registro visual que facilita futuras análises;
- Aperfeiçoamento dos processos;
- Exploração dos desdobramentos do problema;
- Envolvimento de toda a equipe na gestão da qualidade;
- Organização das ideias do grupo.
Sabendo de todas as vantagens, vamos agora para prática em um passo a passo:
- Defina o problema a ser analisado pela equipe;
- Desenhe uma seta horizontal que aponte para a direita e faça um quadrado na ponta;
- Escreva seu problema central dentro desse quadrado;
- Faça traços diagonais no corpo da seta, que serão as categorias das suas causas encontradas;
5. Realize um brainstorm com sua equipe para definir as possíveis causas (essa é a parte mais demorada e trabalhosa do método, portanto, é importante focar em seus detalhes para que ela seja bem realizada);
6. Dentro das categorias definidas pela equipe, insira as causas encontradas;
7. Você pode enumera-las de acordo com sua gravidade ou importância. Aqui vamos utilizar a Matriz GUT;
Para construir as categorias no passo 4, você pode criar suas próprias, de acordo com cada necessidade específica. Você também pode seguir a lógica do 6M, que são as categoriais originais do método. Elas são:
- Método: como a forma de desenvolver o trabalho influencia o problema?
- Máquina: como os equipamentos utilizados no processo influenciam o problema?
- Medida: como as métricas utilizadas para medir o desenvolvimento da atividade influenciam o problema?
- Meio ambiente: como o meio em que a atividade está sendo desenvolvida influencia o problema?
- Material: como a qualidade e o tipo dos materiais utilizados influenciam o problema?
- Mão de obra: como as pessoas envolvidas na atividade influenciam o problema?
Tendo em mãos o gráfico dessa forma, vamos definir a primeira causa provável do problema abordado e escrever na linha mais próxima. Em seguida, todos devem se perguntar: Qual a causa disso?
E, depois de chegarem a uma conclusão, anotam na linha seguinte a causa secundária do problema. Devem voltar a se perguntar, ao menos 6 vezes: Qual a causa disso?
As “espinhas” podem ser subdivididas até esgotar as possibilidades de causa e subcausas. Cabendo assim, uma revisão onde o grupo deve determinar quais as causas são passiveis de melhoria e quais devem ser resultar em práticas de convívio/rotina.
Não se limite a essas ferramentas. Existem diversas práticas que podem colaborar para melhoria de processos e obter os resultados que você deseja. Aqui é um primeiro passo.
Quer mais uma dica de melhoria de processos nas empresas? Deixe nos comentários e compartilhe comigo suas experiências nessa que é uma das áreas críticas para empresas.
