Conseguiu marcar a reunião com o tal cliente? FANTÁSTICO!
Agora vai ficar tão feliz que vai até ao bar comemorar e provavelmente até se vai esquecer de preparar a reunião…
Não há nada pior de que marcar uma reunião com um novo cliente e esquecer-se de levar uma caneta, um bloco de notas, uma apresentação digital, um cartão pessoal ou ainda uma brochura espectacular como forma de o cliente não a colocar no lixo!
Pior ainda, é transmitir uma imagem descuidada e desorganizada no decorrer da reunião. Não deixe que seja o cliente a lembrar-se de tópicos tão importantes como “Conceito”, “Budget” ou até “Público-Alvo”.
Mostre que domina os temas, que conhece bem a empresa e que tem o pensamento estruturado. Seja assertivo, directo, sincero e flexível. A simpatia também poderá ajudar e evite utilizar o calão.
Desta forma deve certificar-se dos seguintes aspectos:
1- Confirmar data, local e hora da reunião, relembre o cliente algumas horas antes e peça-lhe confirmação.
2- Certifique-se que o número de telefone e o nome da pessoa com que vai reunir estão correctos.
3- Analise o tempo que demora a chegar ao local, e tente estar 20 a 30 minutos mais cedo na zona envolvente. Apresente-se no local da reunião apenas com 5 minutos de antecedência. Atenção ao GPS, por vezes envia-nos para locais completamente diferentes!
4- Prepare o material para a reunião – Canetas de várias cores, bloco de notas, portfólio impresso ou digital, computador portátil ou tablet (certifique-se que tem a bateria carregada e previna-se com a presença do carregador), tenha uma máquina fotográfica consigo, ou um smartphone que filme/fotografe e grave voz. Leve também cartões pessoais actualizados, uma brochura de apresentação e caso consiga, ofereça uma peça ou brinde personalizado para que o cliente sinta que realmente você é “diferente”!
5- Tenha cuidado com a sua aparência, modo de falar e de vestir. Tente perceber se a empresa/cliente é formal ou informal…isso ajuda muito. A primeira impressão que o cliente tem de si, é o que irá sempre prevalecer no cérebro dele. Mantenha todo o seu material cuidado (computadores portáteis cheios de pó, dedadas no ecrã e migalhas no teclado dão um aspecto muito mau). Coloque também o seu telemóvel/celular em silêncio.
6- Investigue o máximo que conseguir sobre empresa/cliente, o seu histórico, os seus produtos, os seus serviços, as campanhas…etc. Seja um jornalista (O quê, Onde, Como, Quando, Quanto e Porquê).
7- Mantenha-se atento, tenha uma boa postura corporal, tire notas, olhe nos olhos do cliente directamente, tenha calma e seja natural. Lembre-se que reuniões com mais de 20 minutos tornam-se cansativas e pouco produtivas.
8- Prepare um BRIEF estruturante “just in case“, pois alguns clientes preparam o Brief com os vários pontos a explorar, mas cada vez mais temos de ser nós designers a realizá-lo. Este Brief é uma salvaguarda para que nada importante seja esquecido, pois não é muito agradável regressar ao estúdio e entender que metade do projecto ficou por abordar.
No próximo post vou abordar apenas este ponto 8, entitulado “#2 Brief para Designers” de maneira a ajudar-vos a preparar um Brief base para todas as reuniões.
Conclusão: Depois de algumas reuniões, vai ver que estes tópicos começam a surgir naturalmente, o cérebro sistematiza e depois é muito mais obvio. Lembre-se que pode sempre treinar a entrevista recorrendo à velha técnica do espelho ou da gravação!
Espero ter sido útil para quem está e faz parte da luta diária do panorama comercial. Muito obrigado, e caso tenham dúvidas não hesitem em me contactar. Não percam o próximo Post #2 Brief para Designers.
