Simples e objetivo, o 5w2h é uma ferramenta que nos ajuda muito na hora de realizarmos um projeto em nossas empresas. Bastante versátil, podendo ser usada em praticamente todo o tipo de projeto, o que mais chama a atenção é facilidade no seu preenchimento, visualização e mensuração.
Anote os detalhes e, se possível, exercite. Ok?
Antes de começar é preciso fazer uma ressalva. Segundo a recomendação doBPM CBOK v3.0, pag.192:
Qualquer medição de desempenho deve começar com a identificação de o quê vai ser medido, o porquê de ser medido e qual valor será usado para comparação.
Essa recomendação culmina com a proposição de um instrumento para levantamento de medições, em forma de tabela e é essa a proposta principal da ferramenta que vamos conhecer.
O que é 5W2H?
A ferramenta 5W2H nada mais é que um planejamento, um plano de Ação podendo ser utilizada em qualquer empresa ou para planejamento pessoal, quando existe um objetivo, um “o que”, a ser alcançado de forma organizada e planejada, descriminando como serão realizadas as ações, porquê, por quem, quando, onde e quanto irá custar para a empresa.
Se tempo significa dinheiro, a empresa pode ganhar ainda mais dinheiro com a planilha 5W2H, principalmente se pensarmos em um mercado que é cada vez mais veloz, competitivo e onde a falta de planejamento de ações e processos pode destruir negócios e projetos ou – na melhor das possibilidades -gerar inúmeros prejuízos, além de perda de vantagem competitiva.
Para entender a planilha 5W2H é necessário ter em mente as causas do problema e realizar cada etapa de maneira cuidadosa sempre de forma correta.
Seu nome não é por acaso, pois designa uma sigla que contem todas as iniciais dos processos em inglês, sendo:
- What? (O quê?)
- When? (Quando?)
- Who? (Quem?)
- Where? (Onde?)
- Why? (Por quê?)
- How? (Como?)
- How much? (Quanto custa?)
Ainda existem mais duas variações desta ferramenta:
5W1H > sem o How Much (quanto custará)
5W3H > que inclui a etapa “How many” (quantos).
Não vamos abordá-las. Ao final, acredito que você já vai ter condições de usar e adaptar às suas necessidades.
Dividir para conquistar
O 5W2H se destaca das demais metodologias de gestão por ser uma ferramenta ao mesmo tempo simples, completa e eficiente, além de ser dinâmica, pois permite ajustes e modificações pontuais mesmo depois que o plano de ação é colocado em prática.
A sua estrutura permite que o objetivo seja subdividido em ações/etapas, o que facilita a compreensão e facilita a execução.
Então, vamos ao mais importante, como usar.
Como disse acima, para usar a ferramenta 5W2H é necessário ter em mente as causas do problema e realizar cada etapa de maneira cuidadosa sempre de forma correta.
Clicando aqui você terá uma acesso a uma PLANILHA 5W2H PARA EXCEL, o que vai facilitar ainda mais a aplicação. Após o término de sua planilha, ficará algo como o exemplo abaixo (a ordem das colunas não irá afetar o andamento da planilha desde que “What” seja feito em primeiro lugar):
Exemplo: Mudança de Sede da Empresa
Respondidas as perguntas de maneira correta, sua planilha 5W2H estará completa e depois é só colocar tudo em prática.
Você ainda tem alguma dúvida de como pode usar a ferramenta em seu projeto? Deixe aqui nos comentários.
