A grande quantidade de informações e estímulos visuais a que somos expostos diariamente é casa vez maior. Isso acaba formando um emaranhado de pensamentos que, na realidade, atrapalham a concentração, o rendimento do trabalho e afetam até o nosso potencial criativo. Dentre esses pensamentos estão preocupações, tarefas e compromissos, que ficam em stand-by na nossa mente, que tenta não esquecê-los. Mas o que ocorre é que na maioria das vezes algumas coisas se perdem.
Então, o que é GTD? É um método para gerenciamento de tempo e produtividade chamado Get Things Done. A principal ideia é de tirar da cabeça as tarefas e registrá-las de alguma forma e, a partir disso, concentrar os esforços para realizá-las. O registro, seja manuscrito, gravação de voz ou eletrônico, é a principal atividade do GTD.
Estrutura. Como todos os métodos, esse também sofreu algumas adaptações e variações. No fluxograma abaixo, temos uma estrutura com 4 fases: Coleta, Processamento, Execução e Revisão. A versão original (como se vê na imagem anterior) inclue uma quinta etapa de Organização, anterior à Revisão. Neste caso, entende-se que ela se fundiu ao Processamento:
Ao contrário de outros especialistas, David Allen, criador do método, acha que as tarefas registradas não devem seguir uma ordem por prioridade. Em vez disso, ele indica que elas sejam agrupadas em listas de acordo com o contexto a que pertencem.
No caso de tarefas rápidas que precisem de menos de 2 minutos, ele aconselha que sejam realizadas imediatamente. Você vai perceber que dá pra fazer muita coisa nesse tempo (mandar/responder um email, recolher algumas roupas, criar uma tabela, etc).
Opinião do criador. Em uma entrevista, indagado sobre qual seria maior obstáculo que as pessoas colocam no caminho da sua própria produtividade, David respondeu:
“Não é um obstáculo, mas sim 5 obstáculos encadeados. As pessoas mantêm coisas em suas cabeças. Elas não decidem o que precisam fazer sobre coisas que elas sabem que terão que fazer algo a respeito. Elas não organizam lembretes de ações e material de apoio em categorias funcionais. Elas não mantêm nem analisam uma lista completa e objetiva de seus compromissos. Aí elas desperdiçam energia e se desgastam, deixando suas atividades serem conduzidas pelo que for mais recente e estridente, esperando que seja a coisa certa a fazer mas sem nunca ter o alívio da certeza.”
Aplicativos. O site escolafreelancer.com fez uma lista com vários aplicativos que dão suporte ao uso desse método. Nós selecionamos três para os leitores do Design Culture:
Fase de coleta – Google Keep (Android / Site)
Fase de processamento – Evernote (Android / IOS)
Fase de Execução – Remember the milk (Android / IOS)
OBS: A fase de Revisão não demanda um aplicativo pois consiste em monitorar as outras fases e o método como um todo.
O GTD pode ser um excelente aliado, especialmente para profissionais autônomos e para pessoas que tem muitos compromissos. Por uma vida com menos stress e por uma mente menos agitada, pare de relembrar tudo o tempo todo: registre e parta para a ação!
