Freela e Startup Como ser um bom anfitrião ou um convidado de honra nas reuniões de trabalho

Como ser um bom anfitrião ou um convidado de honra nas reuniões de trabalho

Por Design Culture

Reunir-se à mesa redonda, com todo o pessoal do trabalho, seja na segunda ou sexta-feira, te faz parecer um guarda real do relógio: você olha, olha, olha… E as horas não passam. Se reuniões fossem opcionais, não espantaria que todos escolhessem ficar em suas próprias mesas, dedicando-se a outras tarefas, em vez de passarem horas discutindo exaustivamente o mesmo assunto.

O controle da pauta pode ser muito eficaz nas inevitáveis reuniões de trabalho. Sabia dessa?! Assuntos relevantes, histórico das atividades e objetivos melhores definidos resultarão no uso inteligente do seu tempo: cada assunto terá exatamente a atenção que merece.

Para entrarmos em mais detalhes, vamos encarar a reunião como uma festa, ok?

Bem, primeiramente, a festa é para comemorar o que? Liste quais os propósitos que deverão ser abordados nessa reunião – prefira no máximo três. Fazer com que seus convidados reservem a data, comprem roupas novas e se arrumem nos faz supor, no mínimo, um bom motivo para o encontro. O mesmo funciona com seus colaboradores. Tenha em mente que eles deixaram outros compromissos e pararam atividade para estarem ali.

Como fazer a lista de convidados? Saiba filtrar quem participa da reunião. Talvez sua vó não se sinta à vontade na sua despedida de solteiro, por exemplo. O mesmo acontece em uma reunião de negócios, convide apenas quem contribuirá com informações úteis a respeito do tema discutido.

Quanto durar? Um contraponto aqui é a duração. Diferente de uma festa, pois sempre se deseja que nunca termine, o ideal é que a reunião não passe de 30 minutos. Mesmo que não dê tempo de abordar tudo o que foi listado, tudo bem! Deixe o que faltou para a próxima semana.

O pós-festa. É sempre assim, quando tudo acaba, você corre para a internet, para as redes sociais, louco pra ver qual foi a repercussão das fotos e vídeos que fizeram durante a festa. Isso quando já não é notificado antes, né? O mesmo acontece com a reunião. É importante documentar tudo o que foi conversado – desde os responsáveis até o que é preciso ser feito. Dentro de softwares de gestão, mais do que mandar e-mail, você pode, no momento da reunião, criar tarefas e distribuir para seus responsáveis. No Runrun.it, por exemplo, você consegue adicionar quem vai fazer a tarefa e quando deve ser entregue. Além de poder carregar arquivos e fazer comentários. É super interessante! Faça o teste.

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