Reunir-se à mesa redonda, com todo o pessoal do trabalho, seja na segunda ou sexta-feira, te faz parecer um guarda real do relógio: você olha, olha, olha… E as horas não passam. Se reuniões fossem opcionais, não espantaria que todos escolhessem ficar em suas próprias mesas, dedicando-se a outras tarefas, em vez de passarem horas discutindo exaustivamente o mesmo assunto.
O controle da pauta pode ser muito eficaz nas inevitáveis reuniões de trabalho. Sabia dessa?! Assuntos relevantes, histórico das atividades e objetivos melhores definidos resultarão no uso inteligente do seu tempo: cada assunto terá exatamente a atenção que merece.
Para entrarmos em mais detalhes, vamos encarar a reunião como uma festa, ok?
Bem, primeiramente, a festa é para comemorar o que? Liste quais os propósitos que deverão ser abordados nessa reunião – prefira no máximo três. Fazer com que seus convidados reservem a data, comprem roupas novas e se arrumem nos faz supor, no mínimo, um bom motivo para o encontro. O mesmo funciona com seus colaboradores. Tenha em mente que eles deixaram outros compromissos e pararam atividade para estarem ali.
Como fazer a lista de convidados? Saiba filtrar quem participa da reunião. Talvez sua vó não se sinta à vontade na sua despedida de solteiro, por exemplo. O mesmo acontece em uma reunião de negócios, convide apenas quem contribuirá com informações úteis a respeito do tema discutido.
Quanto durar? Um contraponto aqui é a duração. Diferente de uma festa, pois sempre se deseja que nunca termine, o ideal é que a reunião não passe de 30 minutos. Mesmo que não dê tempo de abordar tudo o que foi listado, tudo bem! Deixe o que faltou para a próxima semana.
O pós-festa. É sempre assim, quando tudo acaba, você corre para a internet, para as redes sociais, louco pra ver qual foi a repercussão das fotos e vídeos que fizeram durante a festa. Isso quando já não é notificado antes, né? O mesmo acontece com a reunião. É importante documentar tudo o que foi conversado – desde os responsáveis até o que é preciso ser feito. Dentro de softwares de gestão, mais do que mandar e-mail, você pode, no momento da reunião, criar tarefas e distribuir para seus responsáveis. No Runrun.it, por exemplo, você consegue adicionar quem vai fazer a tarefa e quando deve ser entregue. Além de poder carregar arquivos e fazer comentários. É super interessante! Faça o teste.