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Ideias para gerenciar os jobs numa agência

Aqui no blog já demos várias dicas para otimizar diversos momentos do seu fluxo. De dicas para o seu fluxo criativo no photoshop até dicas de aplicativos extremamente eficientes para gerenciar o seu dia-a-dia de trabalho.

Mas para construir o fluxo de trabalho da agência com uma cultura voltada para a eficiência, começa quando acertamos os processos internos e as importâncias de cada etapa. Saber o caminho que o job percorre, desde a entrada na agência até sua saída, é essencial para uma real eficiência do mercado.

Ser focado em performance, não é apenas estar ligado a resultados das ações e quais os números se refletem no mercado. Durante minha vida profissional, passei por agências que os processos eram definidos, sabiamos qual o caminho iria fazer dentro da agência. Assim como passei por algumas empresas, que o processo não era bem definido e muitas vezes o fluxo se perdia e se tornava confuso.

Quando abri a Elemento, passei por um período que o grande questionamento era definir o processo ideal e correto dos jobs dentro da agência. E como fiz isso é que irei contar nesse artigo.

Antes de mais nada, o mais importante é ouvir e analisar. Comece fazendo, mesmo que errado. Tenha experiência prática e vá adaptando de acordo com os feedbacks que receber, além disso, desenvolva muito bem o auto-conhecimento. Saber onde você falha e como falha, é a melhor forma de construir um bom processo e por consquência uma boa equipe.

A partir daí, recolhendo feedbacks, sabendo onde precisamos melhorar e como deveriar ser o funcionamento perfeito da “engrenagem”, podemos focar na construção do fluxo de processo perfeito. Foi o que fiz no ano de 2013, amadureci no ano de 2014 e cheguei ao formato ideal agora em 2015.

Nesse ponto preciso deixar muito claro que tive ajuda de profissionais experientes e qualificados nesse quesito. E sendo assim, não posso deixar de citar a ajuda que recebi do Guilherme De Bone, do DBM Group. Guilherme faz parte dessa empresa que desenvolveu e mantém o software ERP chamado Spalla. Esse software auxilia a gestão diversas empresas, e no mês passado numa reunião, Guilherme ajudou (e muito) a desenrolar alguns problemas que poderiam existir nesse processo.

 

Então, obrigado mais uma vez Guilherme! :)

 

Definindo o fluxo de trabalho da agência

Definir o fluxo de trabalho ideal para a agência, nada mais é do que construir um passo a passo eficiente para as tarefas internas da empresa. Como capturar o briefing com o cliente até a melhor forma de executar a tarefa de acordo com as expectativas traçadas no planejamento e entregar a melhor execução possível. Isso é um fluxo de trabalho eficiente.

 

Confira algumas de nossas dicas que percebemos com o passar do tempo, que nos ajudaram a melhorar nosso trabalho.

 

1. Fechamento de acordo com cliente

 

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Essa é a fase em que está diretamente ligada ao representante comercial da empresa, no caso da Elemento ao Executivo de Contas. Após a abordagem de prospecção, demonstração das vantagens e assinatura de contrato com acordo firmado, o executivo de contas passa os trabalhos a serem executados para o tráfego.

 

2. Brainstorm e planejamento

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A fase dois começa a ficar a parte BOA do trabalho. É onde iniciamos a parte estratégica e de criação. Abordagem de clientes, formas de comunicação, se precisaremos construir personas e/ou realizar um painel semântico para descobrir melhor a essencia da marca do cliente. Enfim, aqui misturamos planejamento e criação, e as sessões são de extrema importância, tendo participação da equipe comercial e de criação.

 

3. Criação de conteúdo

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Bem, para quem tem origem na equipe criativa como eu, essa é a fase de – desculpe pela palavra – real TESÃO pelo trabalho. É aqui que as estratégias ganham vida e as abordagens de expectativas do cliente se tornam realidade. Aqui envolvemos designers, diretores de arte e redatores.

Criamos conteúdo de imagem, texto, publicitário, redes sociais, enfim, o que tivermos identificado como necessidade do seu negócio seguindo o conceito criativo construído no brainstorm e que acreditamos que fará a diferença no mercado.

 

4. Aprovação interna

 

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Essa é a parte crucial do fluxo de trabalho, para não termos alterações – muitas vezes malucas – vindas do cliente. Aqui utilizamos o “olho crítico” de supervisão do “cliente na agência”. Novamente envolvemos o executivo de contas para analisar o trabalho junto do diretor de criação como está a abordagem criativa das peças.

A cultura de cada cliente interfere bastante nessa etapa, uma vez que o objetivo nesse momento é deixar de forma inteligivel para o cliente aprovar a “sacada” criativa e/ou o objetivo final.

 

5. Aprovação com o cliente

 

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Nessa fase do fluxo de trabalho, não tem muito mistério. É aquela hora em que se coloca em cheque todo o esforço da equipe. Se passar pelo cliente sem nenhuma alteração, trabalho maravilhoso e perfeitamente executado.

Geralmente o ideal é que se marque uma reunião com o cliente, e façamos uma reunião formal desmembrando o passo a passo e fazendo aquela apresentação fora do comum para realmente conquistar o cliente. Mas o fato é que nem sempre é assim, e muitas vezes fazemos esse processo com envios por e-mail e defesas por escrito, o que pode não gerar o mesmo resultado de uma apresentação presencial.

 

6. Veiculação

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Essa é a parte que podemos dizer, que é a parte boa do trabalho. Quando o job nasce, vai pra rua e cresce. Ali é onde conseguimos perceber se fomos assertivos, pelo buzz, pelo retorno gerado para o cliente, enfim, o quanto isso realmente irá impactar nos objetivos e estratégias do planejamento.

 

7. Métricas

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Aqui é a inteligência, onde entra a análise minuciosa dos dados. Quando falamos de ações em mídia digital, por exemplo, podemos seguir cada passo feito pelo consumidor no ambiente de consumo. Isso ficará registrado e gerará dados mais assertivos para as próximas campanhas. Quando é uma ação de mídia analógica e/ou corpo-a-corpo, a coisa muda de figura e as métricas passam a ser mais em relação a observação. Pegamos dados mais subjetivos, se for uma loja varejista podemos pegar dados referentes à atendimentos, vendas e até mesmo a quantidade de referências criadas após a campanha. Ao compararmos com um período prévio, saberemos se tivemos sucesso ou não.

Aqui o tão falado Big Data nos ajuda mais um pouco, afinal dados extras nunca é demais. Após essas análises o ciclo se inícia novamente. Sempre buscando crescimento e resultados positivos.

 

Usando boas ferramentas para ajudar no trabalho

Como o Podio me ajudou a definir uma estrutura de processos

 

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Nesse momento para manter toda a empresa centralizada em um único local, é muito interessante termos um CRM eficiente. Alguns usam excel, outros compra soluções customizadas. Nós preferimos pegar ferramentas robustas que já estão no mercado para nos auxiliar.

Passamos por diversas ferramentas, Google Calendar, Wunderlist, Trello e por aí foi. Até o dia que resolvi dar uma atenção especial ao Podio. Com um pouco de atenção dedicada, pude perceber que podemos construir nossa própria ferramenta customizada, e isso foi excelente. Consegui separar uma área de trabalho para o atendimento e prospecções. Em outra ficou apenas o material do tráfego. Dessa forma, o fluxo de processos vai se amadurecendo e junto da cultura da empresa, torna-se parte do cotidiano e mesmo quando algumas peças mudam, continua a desempenhar o seu bom papel.

 

Gostou do artigo? O conteúdo ficou extenso, mas acredito que poderá ajudar você a melhorar o fluxo de trabalho do seu negócio. Se quiser ficar mais próximo de nossas novidades, cadastre-se na nossa newsletter.

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