Você ainda está lidando com documentos comerciais em papel? Isso representa tempo e esforço para salvá-los, armazená-los e recuperá-los. Em última análise, eles causam uma diminuição na produtividade do seu negócio. Vamos encontrar soluções para esses aborrecimentos.
Na era moderna, onde tudo será digital, você também deve fazer a conversão de documentos físicos para o formato digital. em formatos digitais são muito mais fáceis de acessar, pesquisar e compartilhar em muitas plataformas.
Para digitalizar documentos, a tecnologia introduziu várias ferramentas de digitalização. Usando essas ferramentas, você pode agilizar os processos de negócios por meio do fluxo de trabalho automatizado de documentos.
Introdução ao fluxo de trabalho automatizado de documentos
O fluxo de trabalho automatizado de documentos refere-se à digitalização de documentos físicos . Isso é feito para manusear, proteger e compartilhar os documentos com outras pessoas.
Com essa estratégia, as empresas podem aumentar sua produtividade e agilizar suas operações comerciais. Em última análise, a automação dá às empresas mais horas para gastar em outras tarefas valiosas.
Várias maneiras de automatizar documentos comerciais?
Existem várias maneiras de automatizar documentos comerciais. Os seguintes são os melhores entre eles;
- Ferramenta de automação de processos robóticos:
Você pode aproveitar ferramentas RPA para automatizar seus documentos comerciais para que sejam facilmente acessíveis e compartilháveis. Por exemplo; Turbot, UiPath , etc. Eles podem extrair os dados escritos nos documentos físicos em formato digital.
- Ferramentas de OCR:
Outra forma sistemática de automação de documentos é a implantação de ferramentas de conversão baseadas em OCR. Por exemplo; ferramentas de extração de imagem para texto.
Eles são abastecidos com tecnologia avançada, ou seja, “ Reconhecimento Óptico de Caracteres” . As ferramentas baseadas em OCR são a solução mais fácil para interpretar e converter texto em imagens de documentos. Além disso, seus resultados são facilmente editáveis e compartilháveis.
- Ferramentas de armazenamento em nuvem:
As ferramentas de armazenamento em nuvem também são eficazes na automatização de documentos comerciais. Você pode usar ferramentas de armazenamento como Google Drive, Dropbox , etc. para armazenar os documentos. Além disso, eles oferecem a opção de colaborar em documentos em tempo real.
Muitas maneiras pelas quais o fluxo de trabalho automatizado de documentos simplifica os processos de negócios
1. Facilita o acesso aos documentos
Acessar um arquivo ou informações necessárias de documentos físicos não é menos que um mistério. Isso porque você tem que fazer muito esforço e gastar horas girando e alcançando os detalhes desejados.
No entanto, não existem tais dificuldades no caso de documentos automatizados. A partir de documentos digitais, todas as informações ficam acessíveis com apenas alguns cliques.
Além disso, para chegar a esses arquivos/documentos digitais, não há barreira ou restrição de local e horário. Você pode acessá -los a qualquer hora e em qualquer lugar. Além disso, eles são facilmente enviados e compartilháveis com qualquer pessoa ou empresa conectada.
Já os documentos automatizados também não demoram muito para serem acessados. Dessa forma, os funcionários da empresa podem agilizar o processo de negócios e economizar tempo.
2. Documentos automatizados são facilmente armazenáveis
Para armazenar os documentos em formato físico, as empresas precisam de um local de armazenamento em massa. Assim, para armazená-los seu negócio terá que dedicar armários e prateleiras dos quartos.
Além disso, no caso de grandes comércios e empresas, poderá ser necessário alugar grandes espaços ou até mesmo andares. Isso é essencial para categorizar, gerenciar e armazenar diferentes documentos. Para isso, você tem que pagar muito.
Mas, com a documentação automatizada, não há necessidade de grandes locais de armazenamento. Porém, você pode armazenar milhares de documentos digitais em apenas um único computador ou outro dispositivo de armazenamento.
Desta forma, a automação de documentos economiza muitos custos. Além disso, as áreas esvaziadas podem ser utilizadas para outros fins. Em última análise, a automação agiliza os processos de negócios .
3. Faz os documentos em formato seguro
Documentos em formato físico sempre correm o risco de cair em mãos erradas. Além disso, podem ser destruídos ou perdidos em caso de algum acidente ou calamidade como incêndio, chuva, etc. Essa perda pode afetar gravemente a eficiência de um negócio.
Ainda assim, o fluxo de trabalho automatizado melhorará a proteção dos seus arquivos. Ele os transfere de espaços de armazenamento ameaçados. Além disso, você pode limitar e proteger o acesso às informações mais confidenciais com servidores. Eles só estarão acessíveis a pessoas oficialmente permitidas.
Além disso, ao garantir a segurança dos documentos comerciais, a automação pode agilizar os processos comerciais.
Conclusão
Documentos em papel também são difíceis de acessar, gerenciar e compartilhar. Além disso, eles estão sempre correndo o risco do caos. Ainda assim, com o uso de algumas ferramentas você pode digitalizar/automatizar os arquivos físicos, tornando-os seguros, armazenáveis, acessíveis e gerenciáveis. Fazer isso acabará por agilizar os processos de negócios.
