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Gerenciando projetos pessoais e equipes com Trello

Irei iniciar uma série de artigos #FOCOPRODUTIVIDADE que visa ajudar você a trabalhar com mais produtividade e qualidade.

No artigo Como produzir melhor e vencer a procrastinação, abordei a gestão de tempo e a técnica POMODORO (se você não conferiu, pare agora e clique aqui. Vale a pena!

Agora que já aprendemos a gerenciar melhor nosso tempo, vamos aumentar ainda mais a nossa capacidade de organizar tarefas e até mesmo gerenciar equipes, criando painéis interativos para registrar nossas tarefas (traçadas no POMODORO) e acompanhar a execução. Para isto, te apresento o TRELLO.

Versátil e muito conhecida entre profissionais de diversas áreas, O Trello é uma ferramenta de gerenciamento de projetos em lista, extremamente simples e que, de acordo com a necessidade, pode ser ajustada à diversas aplicações.

Seja para tarefas do dia a dia, trabalho, planejamento de viagem, estudo ou quaisquer aplicações, o Trello é uma das melhores soluções do mercado, podendo ser utilizado para apenas você ou para uma equipe local ou remoto.
Vamos destrinchar as funcionalidades desta plataforma?

Se você ainda não utilizou o Trello, fique tranquilo pois vou apresentar tudo que você precisa saber para tirar proveito dessa poderosa ferramenta.

Inscreva se no Trello: Clique Aqui

Divulgação: Trello

Acessível em todos os navegadores, sem necessidade de instalação, também disponivel através de aplicativos do Google Play e da App Store, o Trello pode ser usado gratuitamente (conta com uma versão paga com funções adicionais). Primeiramente, é preciso entender o layout do Trello e como é a disposição das informações no serviço.

O seu cadastro é composto por diferentes QUADROS, que são quadros que reúnem diversas listas e informações. Logo ao fazer o login no site, você se depara com todos dos quais faz parte, podendo criar mais alguns.

Quadros: Trello

Os Quadros são caracterizados por possuírem várias colunas de listas, todas dispostas horizontalmente – você pode criar quantos quiser, todos com seus assuntos específicos. Essas colunas de listas contêm os chamados Cartões, que são cartões que você pode adicionar com tópicos específicos.

Personalizando o Painel para seus objetivos

Dentro dos cartões, é permitido escrever comentários, adicionar links, salvar anexos, determinar prazos e acrescentar imagens, especificando o assunto de cada um deles. Esses podem ser movimentados entre as colunas de um mesmo quadro, de modo que você pode realizar transições de um tópico para as demais colunas (só arrastar o cartão).

Trabalhos em equipe

A interface do Trello é especialmente útil para trabalhos em equipe. Os quadros podem ser compartilhados com qualquer um com cadastro no Trello, e as pessoas podem ser marcadas em múltiplos cartões. Por exemplo, é possível determinar as funções de cada membro da equipe de trabalho ao marcá-lo em um cartão diferente, de modo que todas as pessoas daquele quadro estejam cientes sobre em cada um está trabalhando no momento – um ótimo jeito para monitorar o que todos estão fazendo.

Além disso, existe um sistema de ETIQUETAS por cores. São etiquetas coloridas que podem ser utilizadas para sinalizar o status de determinado projeto ou atividade. Por exemplo, você pode nomear cores especificas para sinalizar itens como “Projeto em Andamento”, “Pronto”, “Adiado”, entre outras possibilidades. Dependendo do contexto do quadro, elas podem adquirir o significado que você bem entender. Para marcar alguém no Trello e a pessoa receber a notificação, escreva o nome do usuário precedido do “@”.

Exemplo de quadro de trabalho em equipe. O rosto de cada um dentro dos cartões representa as atividades pelas quais eles são responsáveis.

Um dos diferenciais do Trello é que ele é muito visual, pois os cartões são fáceis de localizar (ainda mais quando catalogados pelas etiquetas coloridas) e separados nas colunas por assuntos. Por mais que serviços como Evernote e Wunderlist sejam interessantes para criar listas e checklists, eles não oferecem as mesmas possibilidades que o Trello é capaz de proporcionar – principalmente no quesito de versatilidade pessoal e profissional.

Gerenciamento básico de informações

O uso mais comum do Trello é o gerenciamento de tarefas. Como já mencionamos antes, você pode criar painéis para planejar as suas viagens, as suas tarefas do trabalho, as suas metas do ano, entre outros tópicos. Dentro de cada um desses painéis, você pode colocar colunas específicas para facilitar o uso da ferramenta. Por exemplo, veja o estilo de organização abaixo:

Nesse exemplo, você pode observar a organização de uma viagem no Trello, com colunas separadas por assuntos e cartões com informações sobre os respectivos eventos. Dentro desses cartões, existem anotações com os valores dos passeios, das passagens e informações gerais, entre outros detalhes.

Esse é um modelo que pode ser aplicado em diversos contextos, do modo que você desejar. Por exemplo, as outras pessoas que participarem da viagem podem adicionar os seus próprios cartões no quadro, assim como listas, comentários ou sugestões sobre o que quiserem. No outro exemplo que você vê abaixo, é possível conferir a organização semanal de atividades, separadas por dias e por etiquetas coloridas que classificam o status e a prioridade das tarefas.

Utilizar o Trello como organizador semanal é algo bastante prático e fácil de ser feito. Ao separar as colunas de listas por dias, você pode estabelecer prazos para tarefas do dia a dia e não se perder em meio aos seus compromissos, sejam eles pessoais ou profissionais. Inclusive, você pode criar um calendário editorial no site para organizar as tarefas de todos os dias do mês e cumprir os seus prazos.

Para navegar de modo mais rápido e dinâmico, você confere aqui uma lista com inúmeros tipos de atalhos que você pode fazer no serviço, realizando várias ações com só algumas teclas do teclado.

Clique aqui para ver diferentes modelos prontos de “Boards” no Trello, separados por categorias de trabalho, estudos, casa e mais. Clique aqui para ver “Boards” inspiradores, com visuais diferentes. E, por último, clique aqui para ver modelos de layout e organização de “Boards” de acordo com o contexto deles.

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E ai? Gostou do Trello?
Se você tem outras sugestões de plataformas de gerenciamento de tarefa deixe nos comentários.

Abraços, Sucesso e Paz.

 

 

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